Certificeringsprocessen
Før man beslutter om ens ledelsessystem skal certificeres, er der en god ide at gennemtænke formålet og processen. Giver det reelt værdi at få en certificering – er der et behov?
Hvilke betingelser er der? Hvilken tidsplan er realistisk? Hvad koster det? Kender vi reelt kravene? Hvilke risici kan der være? Hvilken værdi forventer vi at få ud af en certificering? Kan vi effektivt klare opgaven selv, eller skal vi have support udefra?
Uanset om man anvender konsulent til at støtte projektet, eller man regner med at klare opgaven selv, vil det være hensigtsmæssigt at få rådgivning om processen fra et certificeringsorgan. Så er man sikker på at have et godt grundlag for beslutninger undervejs.
Allerede tidligt i projektet kan det også være rigtig hensigtsmæssigt at få et vejledende tilbud fra et certificeringsorgan, så man kender de økonomiske rammer og evt. risici, hvis projektet ikke forløber helt efter planen.
Afsæt den nødvendige tid og undgå ærgerlige overraskelser. Et ledelsessystem, der skal certificeres, skal være effektivt implementeret. Er ledelsessystemet nyt, og har man ikke tidligere arbejdet med evalueringer af systemet, skal man huske at tilpasse tidsplanen. Det skal kunne dokumenteres, at systemet er effektivt implementeret og evalueret, før der kan gennemføres en certificering. I disse tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at få en screening før opstart af selv certificeringsprocessen. Er der tale om et eksisterende ledelsessystem, kan en screening eller en gab analyse være gode værktøjer til at vurdere systemets implementeringsgrad/parathed.
Når certificeringsområdet er klarlagt, bør man få et gennemskueligt tilbud på certificeringen – helst fra flere certificeringsorganer. Der kan være stor forskel på den endelige pris – og ikke mindst hvad man reelt får for pengene. En certificeringsproces, og de efterfølgende efterprøvninger (opfølgende audit), skal helst give mere værdi end blot et certifikat.
Der er naturligvis stor forskel på hvor meget tid certificeringsorganet skal bruge på en certificering. Dette afhænger bl.a. af antallet af medarbejdere, der er omfattet af ledelsessystemet. Se vores vejledning om hvordan auditortiden fastsættes og vores vejledende oversigt over auditortid i forhold til antal medarbejdere (Baseret på certificering af kvalitetsledelsessystemer):
- Sådan fastsættes auditortiden
- Vejledende oversigt – antal medarbejdere
Selve certificeringsprocessen består af en indledende certificeringsproces i 2 trin, der normalt omfatter minimum 2 besøg på virksomheden, samt udstedelse af et certifikat med en foreløbig gyldighedsperiode på 3 år. De efterfølgende år skal certificeringen efterprøves ved helårlige eller ½-årlige opfølgende auditeringer udført af certificeringsorganet. Før udløb af den 3 årlige cyklus, gennemføres en recertificering, og der udstedes et nyt certifikat for en ny 3 års periode.
Se vores præsentation om akkrediteret certificering af ledelsessystemer.
Få overblik over og læs mere om certificeringsprocessen (på vej….)